Akten und IT

Das Problem

• Papie­re: ein­fach weg­hef­ten — statt sinn­voll abheften
• Datei­en:  spei­chern? ja!  —  Wohin? egal!

Die Lösung

Mit einer Grund­struk­tur in den papier­nen Unter­la­gen erhal­ten Sie wie­der Klar­heit und Über­sicht in Ihrer Abla­ge. Selbst­ver­ständ­lich ori­en­tie­re ich mich dabei an Ihre betrieb­li­chen Anfor­de­run­gen und vor­han­de­nen Arbeits­ab­läu­fe. Ord­ner­rü­cken erhal­ten kla­re Infor­ma­tio­nen und Akten­in­hal­te wer­den über­sicht­lich struk­tu­riert. Somit wird auch das mehr­fa­che Abhef­ten in veschie­de­nen Ord­nern ver­mie­den. Das Archiv wird so ange­legt, dass Sie Auf­be­wah­rungs­fris­ten pro­blem­los berück­sich­ti­gen und ohne Auf­wand Akten hin­zu­fü­gen oder aus­sor­tie­ren kön­nen. Alle Unter­la­gen sind in kür­zes­ter Zeit griff­be­reit und (nicht nur) lau­fen­de Arbeits­ak­ten sind stets auf dem aktu­el­len Informationsstand.

Eine struk­tu­rier­te digi­ta­le Abla­ge spie­gelt idR die papier­ne Abla­ge­struk­tur wie­der. Dar­auf abge­stimmt wer­den ent­spre­chen­de Haupt­ord­ner mit jewei­li­gen Unter­ver­zeich­nis­sen ange­legt. Klar defi­nier­te und ver­ein­heit­lich­te Bezeich­nun­gen schaf­fen Über­sicht und Klar­heit und alle Datei­en sind schnell zu fin­den. Dar­auf auf­bau­end kann ohne Wei­te­res eine papier­lo­se Abla­ge ange­legt werden.

Auch im E‑Mail-Postfach erobern Sie sich mit ein­fa­chen Mit­teln wie­der den Über­blick zurück. Alle erle­dig­ten E‑Mails sind sinn­voll abge­legt und jeder­zeit abruf­bar. Für die unbe­ar­bei­te­ten E‑Mails fin­den wir ein für Sie pas­sen­des Sys­tem, sodass Sie den Post­ein­gang wie­der unter Kon­trol­le haben.

Das Ergebnis

-ein für Sie opti­ma­les Ablagesystem
-nur noch Akten mit klar defi­nier­tem Inhalt
‑Datei­en mit kla­ren und ver­ein­heit­lich­ten Bezeichnungen
‑ein Archiv mit dau­er­haf­tem Bestand
‑die digi­ta­le Abla­ge ist auf die Papier-Ablage abgestimmt

Ihre Vorteile

-Sie spa­ren Ner­ven, Zeit und somit Geld
‑Papier­cha­os ist Vergangenheit
‑wich­ti­ge Unter­la­gen sind mit einem Griff zur Hand
‑Sie sind stets aus­sa­ge­fä­hig gegen­über Ihren Kunden
‑alle Infor­ma­tio­nen sind auch unter­wegs schnell abrufbar

Mein Tipp

Mit einer Not­fall­ak­te für den Ernst­fall vor­sor­gen: nicht nur pri­vat, son­dern auch für Unter­neh­men ist eine Not­fall­ak­te für den Fall des Fal­les ein hilf­rei­ches Instru­ment, um die Geschäf­te wei­ter­füh­ren zu kön­nen. Alle für die Geschäfts­fort­füh­rung not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen, Unter­la­gen und Voll­mach­ten kön­nen Sie in die­ser Not­fall­ak­te hin­ter­le­gen. Ger­ne bera­te ich Sie hier­zu und stel­le mit Ihnen die­se Not­fall­ak­te zusam­men. Hier fin­den Sie auch wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu einem Unternehmer- oder Büro­hand­buch.

Für den Ser­vice rund um Ihre IT arbei­te ich mit einem ver­läss­li­chen Part­ner zusammen:
> für die tech­ni­sche Ein­rich­tung von Home-Office-Lösungen
> für die Umset­zung der BDSG / EU-DSGVO-Bestimmungen (intern und extern)
> für die Über­prü­fung oder Ein­rich­tung Ihrer IT-Sicherheit