Büroorganisation

Eine gute Struktur…

Arbeit muss orga­ni­siert wer­den, sodass alle anfal­len­den Auf­ga­ben ter­min­ge­recht und in bes­ter Qua­li­tät erle­digt wer­den. Ins­be­son­de­re in klei­ne­ren Unter­neh­men, wo oft der Fokus auf die prak­ti­sche Arbeit liegt. Ange­bo­te, Auf­trä­ge, Eingangs- und Aus­gangs­rech­nun­gen, Bestel­lun­gen, Buch­hal­tung — all das muss zeit­nah bear­bei­tet und geord­net werden.

Orga­ni­sa­ti­on (grie­chisch: “órga­num”) heißt über­setzt Hil­fe­stel­lung oder Werk­zeug. Genau das ist der Sinn und Zweck einer durch­dach­ten Büro­or­ga­ni­sa­ti­on: sie ist ein hilf­rei­cher Stütz­pfei­ler:

Der Büro­all­tag wird wesent­lich ver­ein­facht, eine gute Zusam­men­ar­beit wird geför­dert und sie kön­nen Ihre wert­vol­le Zeit effek­ti­ver nut­zen. Letzt­end­lich führt dies zu mehr Umsatz. Und Sie als Unternehmer(in) haben wie­der den Kopf frei, ohne stän­dig auf “Stand­by” zu sein.

…für einen leichteren Arbeitsalltag

Es muss nicht immer gleich das kom­plet­te Büro “auf den Kopf gestellt” wer­den. In mei­ner lang­jäh­ri­gen Berufs­pra­xis hat sich gezeigt: meis­tens ist genug Poten­ti­al vor­han­den, jedoch wird es (noch) nicht genutzt. 

Ich erken­ne die­se Schnitt­stel­len und wer­de dort, wo es not­wen­digt ist, grund­le­gen­de Struk­tu­ren schaf­fen. Hier­zu zählt auch eine struk­tu­rier­te Akten‑, Datei- und E‑Mail-Ablage. Das ist der Kern eines rei­bungs­lo­sen Mit­ein­an­ders und so ist auch im Eng­pass, bei­spiels­wei­se Urlaub oder Krank­heit, eine kurz­fris­ti­ge Ver­tre­tung wesent­lich ein­fa­cher. Das Mate­ri­al­la­ger (Ersatz­teil­la­ger) erhält ein über­sicht­li­ches Ord­nungs­sys­tem. Alle Tei­le sind zukünf­tig ohne viel Kra­men und Suchen griff­be­reit und ein Zuwe­nig kann recht­zei­tig nach­be­stellt wer­den. Die bestehen­de Büro­ein­rich­tung wird opti­miert, um somit Kommunikations- und Arbeits­we­ge mög­lichst zu ver­kür­zen. On top wird die jewei­li­ge Schreib­tisch­or­ga­ni­sa­ti­on über­prüft und opti­miert, so dass Papier­sta­pel oder ver­pass­te Fris­ten gar nicht erst entstehen.

Das Ergebnis

-zufrie­de­ne Mitarbeiter(m/w/d)
‑der Büro­all­tag fällt wesent­lich leichter
‑eine gute Kommunikation
‑gegen­sei­ti­ge Ver­tre­tung ist pro­blem­los möglich
‑Ord­nung in Akten, PC und Materiallager

Ihre Vorteile

Kla­re Struk­tu­ren = Klar­heit für alle

Erfolg­rei­che Arbeit = erfolg­rei­che Aufträge

Mein Tipp:

Mit einem Büro­hand­buch sor­gen Sie vor­aus­schau­end für Abhil­fe, um bei Per­so­nal­aus­fäl­len oder ‑eng­päs­sen neue Mit­ar­bei­ten­de schnell ein­zu­wei­sen. Die­ses Hand­buch beinhal­tet die Doku­men­ta­ti­on aller wich­ti­gen Arbeits­ab­läu­fe, Zusam­men­hän­ge sowie Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen. Infor­ma­tio­nen zu der Erstel­lung einer unter­neh­me­ri­schen Not­fall­ak­te erfah­ren Sie hier.