Struktur im Büro

“Unord­nung ent­steht durch auf­ge­scho­be­ne Ent­schei­dun­gen.” (B. Hem­phill)

(Nicht) nur ein Rechen­bei­spiel: Wenn 3 Ihrer Mit­ar­bei­ter jeweils täg­lich 5 mal ein Doku­ment suchen und dabei jedes­mal 8 Minu­ten auf­wen­den, sind das täg­lich 2 Stun­den ver­lo­re­ne Arbeits­zeit. Das sind Kos­ten ohne Leis­tung, ohne Nut­zen, ohne Gewinn.

Machen Sie aus Ihrer Fir­ma ein gut struk­tu­rier­tes, erfolg­rei­ches Unter­neh­men und pro­fi­tie­ren Sie von mei­ner 35-jährigen Berufs­pra­xis im Office-Management.

Ihre Vor­tei­le:

  • Über­sicht und Struk­tur in Akten und IT
  • Kla­re Zuständigkeiten
  • ZUSAM­MEN­ar­beit kön­nen Sie wört­lich nehmen
  • Kla­re Struk­tu­ren = Klar­heit für alle
  • erfolg­rei­che Arbeit = erfolg­rei­che Aufträge

 

 

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Aktenordnung

Das Pro­blem:  kni­cken > lochen > ein­fach weg­hef­ten Sie fin­den Doku­men­te, die zu EINEM Vor­gang gehö­ren, an unter­schied­li­che Stel­len — über­all ein biss­chen. Sie hef­ten ein Doku­ment ab, kön­nen sich aber nicht ent­schei­den, in wel­chen Ord­ner es gehört. Sie suchen eine Akte im Archiv, doch wis­sen nicht, wo Sie mit der Suche anfan­gen sollen. … 

Datenstruktur

Das Pro­blem:  spei­chern?  ja! — wohin?  egal! Doku­men­te, die inhalt­lich zu einem Vor­gang gehö­ren, sind an unter­schied­li­chen Stel­len abge­legt. Vie­le Datei­en fin­den Sie nur über die Such­funk­ti­on wie­der. Es ist nicht klar, wo und mit wel­chem Datei­na­men Sie das Doku­ment spei­chern sol­len Es befin­den sich ALLE Mails im Post­ein­gang, ob unge­le­sen, beant­wor­tet oder nicht beantwortet. … 

Büroorganisation

Das Pro­blem: jeder für sich und nach mir die Sint­flut Die Arbeit erle­digt sich nicht von selbst und die Arbeits­men­ge schaf­fen Sie oft nicht allei­ne. Dafür haben Sie Mit­ar­bei­ter, die Sie unter­stüt­zen. Oft wird jedoch das Wich­tigs­te über­se­hen: Arbei­ten meh­re­re Men­schen zusam­men, bedarf es kla­rer Abspra­chen und Regeln (sogen. Hand­lungs­richt­li­ni­en) im täg­li­chen Mit­ein­an­der. Ansons­ten entstehen … 

Büroservice

Zeit­li­che Eng­päs­se: Das Tages­ge­schäft holt Sie ein, die Fris­ten lau­fen davon und die Abla­ge sta­pelt sich. Das Wochen­en­de wird mal wie­der geop­fert, damit der Büro­kram erle­digt ist.   Ich hel­fe ger­ne (stun­den­wei­se) aus: Von der Abla­ge bis zu umfang­rei­chen Büro­ar­bei­ten: sie wis­sen am bes­ten, wofür Sie vor­rüber­ge­hen­de Unter­stüt­zung benö­ti­gen. Mel­den Sie sich doch ein­fach ganz unver­bind­lich bei …